業務における安全対策

弊社では、御社の保有される個人情報をお預かりするにあたって、以下の１～７の安全対策を実施しております。

「機密保持誓約書」を提出させていただきます。

個人情報の取り扱いに関して覚書を締結させていただきます。

①御社から原稿をお預かりする際には、「原票受領書兼返却確認書」に種類や枚数を記入し、ご確認印をいただきます。御社指定の帳票をお使いになられる場合はそちらを代用させていただきます。

②お預かりしました原稿は、専用容器に入れて施錠して持ち運びます。大量にある場合は、御社の許可を得たうえで、ダンボール箱等に入れ厳重に梱包し慎重にお取り扱いいたします。

③弊社到着後すぐに、「原票受領書兼返却確認書」記載内容と相違ないかどうか確認をいたします。

①入力作業及び前後に付随する作業は、すべて社内にて行います。

②個人情報の記載された原稿は、社内の施錠できるキャビネットにて保管いたします。

③入力作業を迅速に行うために、お預かりした原稿は少部数に小分けにさせていただきますが、その際の原稿管理は徹底して行います。

④入力作業は基本的に別の二人のスタッフが行います。入力内容に相違がある場合は、システムで感知できるようにしており、原稿を再確認したうえで正しい入力に修正いたします。

⑤データの出力は限られた者だけが行えるよう、IDにてアクセス制限をしております。

⑥データを保存した可搬型記憶媒体は限られた者だけが取り扱いを行い、納品までは社内の施錠できるキャビネットにて厳重に保管いたします。

①原稿は、お預かりした際と同じ順序・形態に復元してお返しいたします。

②「原票受領書兼返却確認書」の記載内容をご確認いただきまして、受領のご確認印をいただきます。ただし、御社指定の帳票を使用した場合で、帳票が御社にのみ保管される場合は、「納品書」添付の「物品受領書」に原票返却の旨を記載いたしますので、そちらにご確認印をいただきます。

③諸事情により、トラック便などを利用してお返しする際には、原票と一緒にお送りいたします「原票受領書兼返却確認書」もしくは原票返却の旨の記載のある「納品書」添付の「物品受領書」にご確認印をいただきまして、弊社宛にご返送いただきます。

①メールによる納品をご希望の場合は、暗号化もしくはパスワード処理を施して納品させていただきます。

②データの受領確認として、「納品書」添付の「物品受領書」にご確認印をいただきます。

納品したデータに間違いがないことをご確認いただいた時点で、弊社内の控えデータは、すべて確実に消去いたします。